O Kick Off (ou pontapé inicial) é uma reunião que é executada no período inicial de um projeto com o objetivo de alinhar todas as informações entre as partes interessadas, isto é: cliente, gestor do negócio e colaboradores que fazem parte da sua equipe.
Na prática de gestão, o Kick Off é uma fase de planejamento no qual se debate a estrutura do projeto, metas, prazos e orientações.
Essa reunião é fundamental para que o projeto comece sem problemas. Por isso, ele deve contar com diversas informações. Elas devem ser claras e objetivas para facilitar a compreensão dos profissionais.
O Kick Off é muito importante a longo prazo, uma vez que todos as pessoas sabem de forma profunda quais são as suas responsabilidades dentro do projeto. Isso reduz a quantidade de erros e aumenta a probabilidade de alcançar os objetivos.
Não é exagero dizer que os projetos que não tem o Kick Off como base têm mais chances de fracassar. Isso porque, nem todos estão alinhados com as propostas, gerando retrabalho, atrasos e estresses.
Quer conhecer mais informações sobre o Kick Off?
Neste artigo, vamos explicar os benefícios desse tipo de reunião, qual é a estrutura mais adequada, como ter um encontro de sucesso, entre outras questões. Acompanhe!
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Quais são os benefícios do Kick Off?
O relatório PMI Pulse of the Profession 2017 listou os cinco motivos pelos quais um projeto não consegue alcançar os resultados desejados.
A primeira posição no ranking é ocupada pelas mudanças nas prioridades das organizações (41%), seguidas de coleta de informações imprecisas (39%) e mudanças nos objetivos do seu projeto (36%).
O estudo também mostra que visões ou objetivos inadequados (30%); além da comunicação inadequada (30%) também completam a lista.
Com base nesse estudo, é possível concluir que todos os gargalos poderiam ser solucionados com uma reunião de Kick Off.
Afinal, ela consegue alinhar objetivos e metas; definir plano de ação e garantir o engajamento dos envolvidos.
Qual deve ser a estrutura da reunião de Kick Off?
A partir de agora, vamos mostrar um exemplo de apresentação de kick Off. Geralmente, ela contém oito etapas e pode ser aplicada para alinhar todos os detalhes do projeto.
Porém, é fundamental deixar claro que essa estrutura não é fixa. Você terá acesso a um exemplo que pode servir como inspiração para a sua rotina.
O nosso objetivo é fazer com que você entenda de forma clara como adaptar o documento para a realidade da sua empresa.
Um kick off, geralmente, contém a seguinte estrutura:
- Introdução;
- Background e objetivos;
- Escopo do projeto;
- Planejamento;
- Divisão de funções;
- Colaboração;
- Próximos passos;
- Perguntas.
Introdução
É o início da reunião. É o momento de “quebrar o gelo” e abrir espaço para que todos os envolvidos se apresentem.
Um projeto de kick Off pode ter, em uma única sala, pessoas que nunca tiveram contato. Então, é uma ótima saída para criar uma conexão com todos.
Isso porque o kick Off também é utilizado para construir confiança, o que é determinante para o sucesso do projeto.
Neste momento, o diálogo não deve abordar assuntos relacionados ao projeto. Ele deve ser encarado como algo leve, como conversar sobre o clima da cidade, região em que cada um mora na cidade, entre outras questões.
Background e objetivos do Kick Off
Na próxima fase, o objetivo é compartilhar os bastidores do projeto, ou seja, os motivos pelos quais ele foi criado. Assim, todas as pessoas entendem o motivo pelo qual a iniciativa foi apresentada.
Uma dica interessante é utilizar as características da empresa para destacar o quanto o projeto é valioso para o empreendimento.
No entanto, recomendamos redobrar a atenção quando for compartilhar as informações com outras pessoas. Elas devem ser transmitidas de forma direta para que os envolvidos foquem no conteúdo. A proposta do projeto é outra questão importante de se detalhar neste momento.
Escopo do projeto Kick Off
O próximo passo é fazer um rascunho do plano de ação. Você começa a fazer um desenho das entregas que devem ser concluídas para atingir as metas desejadas.
Para evitar problemas, faça uma breve descrição das demandas que são mais importantes naquele momento, o prazo, os indicadores que serão verificados, entre outras questões.
A equipe pode fazer diversas reflexões para ajudá-la na tomada de decisão:
- Quais são as atividades necessárias para alcançar os objetivos?
- O prazo é rígido?
- Quais são os elementos que fazem um projeto ter sucesso?
Os debates vão auxiliar no desenvolvimento de um escopo do projeto, que irá desenvolver naturalmente. Dessa forma, impedirá retrabalho e discussões a longo prazo.
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Planejamento
Nesta etapa, você deve pegar o rascunho de entregas e descrever por completo as demandas e quais são os recursos necessários para construir um roadmap eficiente.
O planejamento é o período no qual se estabelece o percurso mais adequado para atingir as metas estabelecidas. Essa é uma fase que auxilia na prevenção de ajustes e debates constantes, que são dois elementos que podem prejudicar qualquer projeto.
É importante desenvolver o roadmap de acordo com o prazo que foi estabelecido no escopo. Dessa forma, o projeto iniciará organizado e estruturado para que tudo seja concluído no prazo que foi estipulado.
Para facilitar a visualização do roadmap, use uma caneta e papel ou um software. Dessa forma, o desenvolvimento do projeto pode ocorrer com menos problemas.
Divisão de funções
Em seguida, escolha quem serão os responsáveis por cada fase. Novamente, o desenvolvimento visual do roadmap pode ajudá-lo na organização, uma vez que é possível encontrar os nomes dos stakeholders com mais agilidade.
Nunca é demais lembrar o quanto é importante ter um cuidado especial na hora de separar as funções para que ocorra um equilíbrio, evitando que ninguém fique sobrecarregado.
O excesso de tarefas pode impactar a produtividade, desmotivação dos colaboradores, qualidade e o prazo de entregas.
Colaboração
É o período no qual define como o seu time pode atuar de maneira mais assertiva e unida.
Neste momento, você estabelece a estrutura de reuniões para monitorar o desenvolvimento da equipe, além de debater como os trabalhos podem ser conectados e como cada membro do time pode ajudar um ao outro.
Próximos passos
Essa etapa é uma das mais simples. É necessário definir quais serão os próximos passos após a reunião.
Além disso, vale perguntar aos envolvidos o que eles consideram como próximos passos.
Perguntas
Por fim, e não menos importante, defina uma parte para perguntas. Todos os participantes precisam sair da reunião alinhados com todas as etapas do projeto.
Como fazer uma reunião de Kick Off com sucesso? Veja 4 dicas!
A apresentação no tópico anterior é uma ótima forma de como deve ser uma reunião desse modelo.
No entanto, há outros elementos essenciais que ajudam no desenvolvimento do Kick Off:
1. Use recursos visuais ao seu favor
A estrutura do tópico anterior não é uma regra. O responsável pela reunião pode organizá-la e construí-la de acordo com a realidade da sua empresa. O ponto-central é que todos os tópicos precisam ser abordados conforme um planejamento e encaixados de acordo com a estrutura definida.
Você também pode utilizar slides para apresentar o material. Assim, a visualização das fases faz com os colaboradores redobrem a atenção em relação ao conteúdo.
Outra dica é buscar formas de interagir com os participantes. Assim, eles terão foco e possibilidade de compartilhar vários pontos de vista.
2. Compartilhe as informações de forma clara
Se as explicações não forem claras e objetivas, provavelmente, os participantes terão dúvidas após o encontro.
Caso não tenha certeza da qualidade do material apresentado, peça que uma outra pessoa revise o conteúdo. Dessa forma, terá mais segurança com esse importante momento.
3. Documente todas as informações
A documentação é outra etapa que não pode ser ignorada. Portanto, peça para algum participante ser responsável por anotar todos os dados.
Isso é fundamental, porque impede que os dados relevantes se percam por falta de registro.
4. Feche a reunião com elegância
Ao contrário do que grande parte das pessoas imagina, o fechamento não deve ser sempre com perguntas.
Além de esclarecer dúvidas, você pode terminar o encontro motivando os participantes para que o projeto ocorra sem problemas e com foco.
