O que é POP e como aplicar no seu negócio

por | jun 18, 2021 | Empreendedorismo | 0 Comentários

Você sabe o que é POP e para o que ele serve? Se não souber, vamos te explicar nesse post. Esse é um documento que possui suas particularidades e funciona para estabelecer uma espécie de roteiro das diversas tarefas que são feitas em uma empresa/organização, uma forma de ter resultados previsíveis graças a esse documento.

O POP (Procedimento Operacional Padrão) é indispensável, podendo ser utilizado em trabalhos rotineiros como armazenamento, higienização e transporte de materiais, por exemplo. Mas também pode ser usado em trabalhos considerados mais complexos, como estudos, marketing e desenvolvimento de projetos.

Para responder o que é POP, você também deve saber que o Procedimento Operacional Padrão faz parte da gestão de processos. Essa gestão é voltada a disciplina que busca a melhoria contínua e análise dos processos e objetivos de algum negócio. Dessa forma, seu principal objetivo é atender e suprir todas as necessidades do público da empresa.

Agora que você já sabe o que é POP, vamos descobrir mais sobre ele:

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O que é POP?

O POP pode ser comparado com o que acontece no cérebro humano. Os “roteiros” diários do nosso cérebro nos fazem realizar as tarefas rotineiras, como escovar os dentes, nos alimentar, beber água, tomar banho e etc.

Mas eles também estão presentes em outros tipos de tarefas que exigem mais do corpo, como trabalhar, dirigir um carro ou moto, por exemplo. Com essa analogia, podemos ver que tanto na gestão de negócios como no corpo humano, os Procedimentos Operacionais Padrão são indispensáveis para termos resultados previsíveis.

Com o documento POP bem feito e estruturado, as chances de cometer erros e desvios nos seus negócios acabam sendo minimizados. Isso também irá aumentar a qualidade do seu produto/serviço, além de também traçar um nível de segurança.

Além disso, o POP pode estar anexado ou também deve conter outros tipos de orientações, como:

  • Norma Operacional Padrão (NOP): Padrões de conformidade de órgãos reguladores, como Anatel, Anvisa, ISO e Inmetro;
  • Instrução de trabalho (IT): Informações específicas sobre as aplicações do que foi pedido no POP;
  • Boas Práticas de Fabricação (BPF): Envolve uma série de medidas sanitárias, higiênicas e operacionais, garantindo assim a qualidade, conformidade e segurança dos alimentos, levando em conta as regulamentações legais (se seu negócio for do ramo de alimentação). 

Entre os elementos que compõem o documento POP, estão: listagem e execução de equipamento e roteiro de inspeções, responsável também pelos materiais e peças utilizados, além da descrição dos procedimentos que devem ser seguidos em atividades mais críticas e perigosas na empresa.

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Qual a importância do POP?

Agora você sabe o que é POP, você sabe qual a sua importância? Vamos ver!

Para que o POP funcione, a padronização não pode ser apenas em áreas ou atividades isoladas, já que isso poderá desestabilizar todo o sistema de uma empresa. Você não pode ficar devendo esses procedimentos. É preciso padronizar todas as áreas e atividades essenciais e importantes, para manter o equilíbrio e a qualidade do seu negócio.

Seguindo essa lógica, o Procedimento Operacional Padrão também serve para prever e estar preparado para eventuais emergências, atrasos e problemas que possam ocorrer.

Os trabalhadores estarão orientados sobre quais medidas tomar nessas determinadas situações para prevenir maiores problemas. Isso também é válido para as atividades relacionadas à área de administração da empresa. O POP também garante que o calendário, planos de marketing e publicidade sejam cumpridos.

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Quais atividades devem ser padronizadas?

Os POPs se tornam necessários nas atividades mais críticas e importantes da empresa. As outras atividades poderão ser padronizadas dependendo da situação, levando em conta a necessidade de cada organização. Mas vale ressaltar que não existe somente um tipo de POP, muito pelo contrário, existem vários. A grande maioria é voltada e focada em operações de administração e produção. 

O Procedimento Operacional Padrão também deve ser usado em outros tipos de situações, consideradas mais pontuais. Como exemplo, podemos citar a manutenção e higienização dos produtos e locais de trabalho e espaços compartilhados. Os principais uso do POP são:

  1. Metódicos: O objetivo é descrever os sistemas completos de testes ou os métodos investigativos;
  2. Fundamentais: São os que fornecem as diretrizes de construção dos POPs;
  3. Produção: São os passos que se farão necessários em cada etapa de produção da empresa e de seus processos e produtos;
  4. Segurança: As ações emergenciais e etapas dos procedimentos de segurança que devem ser seguidas;
  5. Armazenamento: São os protocolos seguidos na hora de armazenar os produtos;
  6. Arquivamento: São os protocolos utilizados para arquivar e organizar documentos;
  7. Administrativo: O objetivo é deixar claro as tarefas consideradas essenciais de gestão;
  8. Atendimento: É responsável por orientar sobre como lidar com problemas e reclamações.

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Quais são as vantagens e objetivos do POP?

O principal propósito do Procedimento Operacional Padrão é garantir resultados consistentes, seguindo o planejamento estratégico e os padrões de qualidade da empresa.

Mas os objetivos e vantagens do POP são muitos outros. Confira alguns dos principais:

Orienta novos funcionários e substitutos

Uma das muitas funções do POP é garantir que os funcionários, novos e antigos, entreguem cada etapa de produção do produto/serviço de forma consistente e de qualidade.

Além do mais, esse documento também facilita a chegada de substitutos, que terão ele como base para continuar o trabalho de alto nível.

Esses funcionários poderão se informar sobre os procedimentos de produção e segurança seguidos pela empresa, facilitando assim o procedimento de troca de funcionários e adaptação dos novos também.

Preserva espaço e equipamento

Toda empresa precisa lidar com o compartilhamento dos acessórios e locais de trabalho entre os funcionários, que também terão costumes e comportamentos diferentes. Mas pode ocorrer de alguns funcionários não terem ações e condutas condizentes com as propostas da empresa.

É nesse momento que o POP entra: para estabelecer regras de convivência, preservação do ambiente de trabalho e dos equipamentos, além de auxiliar no manuseio dos aparelhos e dos documentos necessários.

Identifica problemas e otimiza trabalho

Essa padronização dos serviços irá possibilitar um controle preciso das fases de produção e entrega do serviço, otimizando assim o trabalho. Com os dados obtidos através da aplicação do POP, é possível fazer estudos sobre a segurança e desempenho da sua empresa.

Esse simples documento irá implementar uma rotina de trabalho. É importante ressaltar que essa rotina não seja permanente, mas sim temporária. Alterações e atualizações podem ser necessárias com o tempo, levando em conta os resultados das revisões periódicas do POP. 

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Como fazer um POP?

Para criar um Procedimento Operacional Padrão, será preciso definir algumas coisas, não basta apenas saber o que é POP. Vamos conferir o que você precisa saber com antecedência:

  1. Definir o cargo, setor ou local onde poderá ser implementado;
  2. Definir quem será o responsável pela elaboração dos documentos;
  3. Escolher um funcionário ou especialista da empresa para conferir o esboço feito do POP;
  4. Escolher alguém que ficará com a responsabilidade de aprovar o documento;
  5. Definir quais funcionários serão informados sobre o Procedimento Operacional Padrão e qual será a data de implementação;
  6. Definir quais possíveis circunstâncias levarão a POP a ser desconsiderado e qual será o período de revisão do documento. Já que uma vez feito, será preciso ficar de olho e monitorar.

Com tudo isso definido, o responsável poderá passar para o processo de produção do documento.

É fácil encontrar modelos de POPs, basta procurar na internet que você encontrará modelos dos mais básicos até os mais elaborados. Mas nada impede que você e sua empresa desenvolvam um modelo próprio que possa funcionar melhor na empresa, já que cada processo deve ser único.

Só é preciso ter cuidado para deixar todas as informações claras e padronizar todos os detalhes a operação. Para alcançar isso, alguns itens são essenciais e não podem faltar no documento: 

  1. Nome;
  2. Objetivo;
  3. Local da operação;
  4. Referências (Modelos antigos de POP, livros, normas e etc.);
  5. Responsáveis e descrição de cada etapa de produção;
  6. Termos e siglas;
  7. Revisões e seus históricos;
  8. Ilustrações ou fluxogramas (a descrição visual pode facilitar a implementação);
  9. Gestor (responsável por informar problemas e esclarecer dúvidas sobre o documento);
  10. Formato do documento: definir se ele será impresso ou digital, pois cada processo possui uma forma diferente. Basta escolher o que melhor se encaixa.

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Quais cuidados deve-se ter com o POP?

Antes de fazer o POP, você precisa ter em mente que ele é um documento importante. Por isso, é preciso seguir o padrão da empresa, além de ter uma validação formal antes de pôr em prática, como uma assinatura de um responsável ou carimbo.

Mas não é só isso, você precisa ter cuidado com outros pontos:

Seja original

Você pode usar documentos POP de outras empresas para ter uma base na hora de criar o seu. Isso é completamente normal, especialmente se for a primeira vez que está montando o Procedimento Operacional Padrão.

Contudo, é preciso ter cuidado para não copiar procedimentos e perder a sua originalidade. Empresas diferentes terão realidades e formas de trabalhar diferentes, então não perca a identidade da sua empresa.  

Escute os colaboradores

Você pode procurar especialistas na hora de montar o seu POP. Contudo, vale lembrar que a melhor opinião é a de quem irá trabalhar da forma descrita no documento todo dia, os colaboradores.

Converse com eles, fale com os funcionários e peça a opinião deles quando for atualizar, revisar e até montar pela primeira vez o POP. 

Cuide com a linguagem

Faça o documento de forma compreensível. Não adianta escrever de maneira complicada pois ninguém vai entender a descrição das atividades e normas no POP.

Seja objetivo e claro, esclareça expressões e nomes, que podem ser desconhecidos para alguns funcionários, colaboradores e novos membros, mesmo que esses termos façam parte do vocabulário geral da empresa. 

Exemplo de Procedimento Operacional Padrão

Você já sabe o que é POP, qual sua importância e como fazer um, mas você sabe como organizar tudo no papel? Na imagem abaixo, você confere com detalhes um dos vários modelos de Procedimento Operacional Padrão.

Mas lembre-se, você pode fazer adaptações e até desenvolver o documento da sua forma. Basta manter todas as informações, afinal, o processo possui suas individualidades.

O que é POP

Imagem: Checklist Fácil

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