O que é mala direta? Como fazer no Word e muito mais

por | jan 7, 2022 | Tecnologia | 0 Comentários


O que é mala direta é uma pergunta que se ouve e vê com certa frequência entre pessoas que trabalham com comunicação em empresas e até mesmo com seus próprios clientes.

Nesse artigo você vai saber exatamente o que é mala direta, pra que ela serve e como fazer a sua no Microsoft Word.

O que é mala direta?

A mala direta é um sistema utilizado para o envio de mensagens em massa pela internet ou correio tradicional.

Esse nome vem da época em que as mensagens, anúncios de novos produtos e demais propagandas eram enviadas através do correio tradicional para a casa das pessoas.

Hoje a mala direta é conhecida também como email marketing, que de certa forma é a versão digital da mala direta.


De forma mais técnica, a mala direta é a combinação do conteúdo (imagem, vídeo ou texto) a ser enviado com a lista de endereços (físicos ou eletrônicos) das pessoas que vã receber.

Para que serve a mala direta?

A mala direta ou email marketing, e serve para o envio de mensagens para uma lista de endereços, permitindo que você crie um texto padronizado – pode até incluir fotos, áudios e vídeos – e envie de uma única vez para diversas pessoas, tornando o trabalho mais produtivo.

Através da mala direta você pode enviar notícias, ofertas, notificações e qualquer outro tipo de mensagem que desejar.

Há décadas atrás as pessoas que enviavam mala direta tinham que fazer tudo na mão, praticamente redigir cada um dos textos em uma máquina de escrever, colocando o nome de cada destinatário, além de ter que preencher individualmente os envelopes para então colocar no correio.

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Com a chegada do computador e, anos depois, da internet, esse processo ficou muito mais fácil, pois você pode criar um texto padrão, e no local onde estará o nome do destinatário ou quaisquer outras informações específicas desse destinatário, você pode substituir por variáveis, e então mandar gerar de forma automática o texto personalizado da sua mala direta.

Isso pode ser feito através de plataformas de email marketing, como por exemplo MailChimp, LeadLovers, GetResponse, ou até mesmo em editores de texto, como o famoso Word, da Microsoft.

Veja a seguir como fazer uma mala direta utilizando o Word.

Como fazer mala direta no Word

Para montar a mala direta você vai precisar de duas coisas:

  1. O texto padrão


  2. A lista de contatos

O texto padrão nós vamos criar no Word e para a lista de contatos, vamos usar o Excel pois ele facilita o processo.

Para esse exemplo vamos criar uma mala direta para enviar uma carta via correios para uma lista de contatos.

Passo 1: Criar a lista de contatos no Excel

Para criar a lista de contatos, abra o Excel e crie uma planilha de acordo com a imagem a seguir:

Lista de contatos - mala direta

Salve o arquivo em um lugar acessível em seu computador.


Passo 2: Criar o texto no Word

Para criar o texto, abra o Word, copie e cole o texto a seguir:

[INSERIR SAUDAÇÃO]

Você demonstrou interesse em [INSERIR INTERESSE] quando visitou o nosso site, por isso queremos convidar você para participar de um treinamento gratuito que será ministrado na nossa empresa.

A seguir você encontrará as informações para chegar às nossas dependências.

Endereço: Rua das Bromélias, 75, Centro, Curitiba/PR


Sua presença será uma honra!

Abraços,

Equipe Pink Fire

Agora que você já criou o texto no Word e a lista de contatos no Excel é hora de começar a montar a estrutura da mala direta.

Passo 3: configurar a mala direta no Word

Para configurar a mala direta no Word, a primeira coisa que você deve fazer é ir ate o menu Correspondências > Iniciar Mala Direta > Cartas.


Configurar mala direta

Em seguida você deve ir até o menu Correspondências > Selecionar Destinatários > Usar uma lista existente.

Configurar lista de contatos

Em seguida você seleciona o arquivo do Excel com a lista de contatos e clica em abrir.

Na tela que se abrirá, basta você clicar em OK.

Configurar lista de contatos

Após clicar em OK você vamos começar a substituir os blocos entre colchetes pelas informações de cada destinatário contidas na lista de contato que você importou para uso na mala direta.

A primeira substituição será na linha de saudação. Selecione o texto [INSERIR SAUDAÇÃO] e em seguida vá até o menu Correspondências > Linha de Saudação.


Na caixa de diálogo que se abrirá configure as informações para exibir a saudação de acordo com a sua necessidade.

Se quiser pode utilizar de acordo com a imagem a seguir:

Configurar linha de saudação

Agora que você já substituiu a linha de saudação, é hora de substituir [INSERIR INTERESSE].

Para essa substituição, selecione o texto [INSERIR INTERESSE] e vá ate o menu Correspondências > Inserir Campo de Mesclagem > Interesse.

Configurar campo de mesclagem

Feito isso seu texto já está pronto para o último passo.


Passo 3: Gerando a mala direta

Antes de gerar a o arquivo da mala direta, seja em formato PDF ou impresso, é importante conferir para ver se os dados estão sendo obtidos de forma correta através do arquivo do Excel.

Para isso, vá até o menu Correspondências > Visualizar Resultados e automaticamente o texto passará a exibir as informações de cada um dos contatos presentes no arquivo do Excel. Navegue por cada um dos resultados clicando as setas logo à direita do menu Visualizar Resultados.

Visualizando Resultados

Se tudo estiver correto, é hora de conclui a criação da mala direta e fazer a mesclagem dos dados.

Para isso vá até o menu Correspondências > Concluir e Mesclar e selecione a opção que melhor atender à sua necessidade.

Concluindo a mala direta

Caso vá enviar via correios, pode usar a opção Imprimir Documentos. Essa opção também é útil caso você queira gerar esses arquivos em PDF para imprimir depois ou pedir a alguém pra imprimir pra você.


E assim concluímos a criação de mala direta no Word. Aproveite esses recursos e otimize seu trabalho ainda mais.


Entidades: MailChimp | Microsoft

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