Muitos costumam dizer que informação é poder, podemos concluir que isso não está errado, especialmente quando analisamos em um contexto corporativo, mas o que isso tem a ver com Dashboard? Bem, ao longo deste texto você entenderá. Na atual era, a era digital, esse pensamento se tornou ainda mais verdadeiro, devido a quantidade enorme de dados que são gerados a todo momento e a maior facilidade de ter acesso a eles.
Porém, nem sempre isso é algo positivo, já que essa grande quantidade de informação pode acabar dificultando ainda mais o processo de análise empresarial e as tomadas de decisões com base nesses resultados. Para solucionar esse problema, o Dashboard foi criado e é utilizado até hoje. Para que você saiba mais detalhadamente o que é Dashboard e como montar um, separamos tudo que você precisa saber a respeito neste post.
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O que é um Dashboard?
Para explicar o que é um Dashboard precisamos levar em conta o contexto de TI, nesse sentido, Dashboard é um painel visual que apresenta e possui, de forma centralizada, diversas informações em um só local, como métricas e indicadores. Assim, essas informações podem ser referentes tanto para a área de TI, como também para gestão empresarial.
Independente de em qual área o Dashboard será utilizado, ele servirá como um recurso para auxiliar nas tomadas de decisões. Você pode utilizar essa ferramenta para apresentar a saúde da empresa para toda a equipe ou somente para o gestor. Assim, uma noção global de todo o negócio será mostrada e os dados referentes aos projetos estarão organizados de forma objetiva e dinâmica.
Quando falamos de um Dashboard para gestão de negócio, por exemplo, falamos de um panorama de indicadores de performance geral de uma organização da área. Porém, quando falamos de um Dashboard focado em questões técnicas, ele terá o objetivo de análise de desempenho e disponibilidade de dispositivos, falando também sobre as aplicações tecnológicas nos processos da empresa.
Todas essas informações vão fazer com que os processos possam passar por melhorias, desenvolver novas estratégias e corrigir possíveis falhas. Os Dashboards também podem substituir outros arquivos e dinamizar ainda mais o trabalho, se livrando assim de planilhas, tabelas e outros documentos mais pesados.
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Um Dashboard permite visualizar quais dados?
Um dos vários pontos positivos do Dashboard, é que você pode colocar qualquer tipo de informação para ser exibida, mas ela precisa ter algum valor para a gestão e seu negócio, obviamente. Alguns dos dados como exemplo que você pode usar são: informações de vendas de lojas online, funcionamento de sistemas críticos, disponibilidade de equipamentos e etc.
Mas se você pensa que os dados precisam seguir essa linha de raciocínio, você está completamente errado. Outros tipos de informações são os dados sobre indicadores de desempenho fabril, processos de produção, porcentagem de desperdício de matéria-prima, relatórios de máquinas e vários outros.
Como gestor, você pode escolher se essas informações serão distribuídas por categorias ou de forma geral. Também é possível utilizar ferramentas de Business Intelligence para gerar indicadores que são atualizados em tempo real ou até consolidadas de forma periódica. Abaixo, separamos um exemplo de Dashboard da OP Service para você ter uma ideia melhor:
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Quais os objetivos de um Dashboard?
Como uma ferramenta de informação, podemos dizer que o objetivo principal do Dashboard é facilitar o acompanhamento eficiente das operações e dados de uma empresa, assim, essa ferramenta irá promover a transparência corporativa. Como consequência, também haverá uma promoção do engajamento e a integração de diversos colaboradores nos mais variados setores da empresa.
O Dashboard também possui o objetivo de dar liberdade para cada empresa montar o seu painel com indicadores de maneira personalizada, criando a própria identidade visual. Assim, também é possível personalizar cada um dos Dashboard para as especialidades de cada negócio.
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O que é Gestão à Vista?
Um ponto importante quando falamos de Dashboard é a Gestão à Vista, o principal objetivo dela é integrar as equipes de uma empresa e dar o mesmo objetivo para todas. Dessa forma, todas as equipes terão um melhor engajamento e comunicação.
Para que isso ocorra, é preciso utilizar bem as informações e indicadores sobre os processos relacionados à visão de colaboradores e gestores. O Dashboard é utilizado para que todos possam ter acesso às informações de progresso dos projetos.
Um outro benefício que essa ação oferece é a redução considerável de erros, problemas nos projetos e serviços e possíveis prejuízos. Consequentemente, também haverá uma melhor administração dos projetos e todas as tendências negativas podem ser antecipadas e até evitadas. Ou seja, de forma resumida, podemos dizer que haverá um maior controle de todo o funcionamento da empresa.
Vale destacar que, para que a Gestão à Vista funcione, você precisa organizar as informações do Dashboard com as mais úteis e importantes. Se houver um excesso de informação, poderá acabar sendo um ponto negativo ao invés de uma solução.
Implementação da Gestão à Vista
Para implementar a Gestão à Vista, você pode usar formas mais atuais e tecnológicas e outras mais rudimentares. Uma das maneiras mais antigas, porém eficazes, é o Kanban, que funciona apenas com cartões que ilustram o fluxo de trabalho da equipe da empresa.
Normalmente, o fluxo de trabalho é organizado em três categorias diferentes nos cartões, sendo: coisas a fazer, tarefas em andamento e itens finalizados. Caso você queira algo mais digital, pode usar o e-kanban, que funciona como o mesmo sistema, porém eletronicamente.
Agora, se você realmente quer uma forma bem mais completa para a implementar a Gestão à Vista, a sua melhor opção será usar os Dashboards. Além de conseguir atualizar as informações automaticamente e em tempo real, também será possível mostrar todos os dados como texto corrido, gráficos ou outros formatos. Dessa forma, você também acaba evitando erros e fraudes no seu sistema.
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Quais são os diferentes tipos de Dashboard?
De forma geral, podemos dizer que existem três tipos diferentes de Dashboard, cada um irá funcionar em diferentes níveis em uma organização. Abaixo, separamos todos os três modelos para você entender melhor.
Dashboard Operacional
As métricas apresentadas nos Dashboards Operacionais precisam ser sempre acompanhadas, pois elas serão responsáveis por manter o bom desempenho das operações. Essas métricas também vão servir de auxílio para que os analistas possam corrigir as possíveis falhas e erros que podem aparecer nos processos empresariais.
Um exemplo desse modelo operacional que podemos citar é a visão de uma equipe que trabalha com service desk. O Dashboard acaba mostrando os resultados de cada analista em seu trabalho. Outras informações como sobrecarga de trabalho ou chamadas acumuladas também podem ser conferidas.
Dashboard Tático
O segundo modelo que existe é o Dashboard Tático, nele você poderá conferir os recursos específicos da empresa que foram mobilizados em um âmbito departamental e os objetivos que podem ser atingidos a médio prazo. Ou seja, ele permite que você acompanhe os indicadores que levam os gestores às tomadas de decisões.
É importante ressaltar que os indicadores táticos são responsabilidades da gerência de cada um dos setores, não da alta gerência. Um exemplo que podemos dar é a de uma empresa de ônibus, que utiliza um Dashboard Tático para saber quais são suas linhas mais movimentadas e as que menos trazem lucros.
Dashboard Estratégico
Por último, mas não menos importante, temos o Dashboard Estratégico, como podemos concluir, a estratégia de uma empresa é composta por um conjunto de táticas. Caso você planeje utilizar um Dashboard Estratégico, você não pode deixar de utilizar as principais informações de fins estratégicos, na verdade, é preciso dar prioridade para elas.
Ao fazer isso, os dados de progresso, referentes a performance da empresa em períodos anteriores podem ser usados como parâmetros para mensurar o andamento atual e projetar os possíveis crescimentos da empresa. É importante que você compartilhe todas essas informações com os colaboradores da empresa, gerando maior engajamento. Vale ressaltar que essas informações estratégicas podem ter um âmbito macro, com dados financeiros, número de vendas e desempenho mensal.
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Os principais erros cometidos ao construir um Dashboard
Você precisa estar sempre atento, pois a maioria dos erros que podem destruir o seu Dashboard são facilmente evitados e relacionados ao excesso. Você precisa agrupar sempre as informações essenciais e não sair do escopo desta ferramenta. Abaixo, listamos os principais erros que muitos cometem na construção de um Dashboard.
Muitas cores
Procure utilizar sempre cores mais frias e menos vibrantes, além disso, evite utilizar muito as cores vermelho, verde e amarelo, pois elas passam um sentido de alarme. Assim, informações positivas ou mais regulares, podem acabar sendo entendidas como importantes, negativas ou essenciais. Os dados considerados prioridades também podem acabar ficando de lado com isso.
Utilizar muitas cores também podem tornar o seu painel cansativo, sendo que ele precisa passar um aspecto visual agradável com as informações e gráficos, com isso, a absorção das informações é facilitada. Utilizar menos cores também mantém o seu painel com um aspecto mais organizado.
Muitos efeitos visuais
É importante que você também não exagere muito nos efeitos visuais do seu Dashboard. Utilizar muitos efeitos como 3D ou transparência podem fazer com que o leitor do seu painel se distraia e não tenha os dados como foco.
Excesso de informações
Como já dito em alguns momentos acima, o Dashboard precisa conter apenas as informações essenciais. Antes de montar o seu painel, analise sempre quais são as principais informações que seus colaboradores precisam ter acesso, assim disponibilizando na tela das melhores formas possíveis. Isso evita que o painel perca sua razão e mantém somente o que é prioridade para a empresa.
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O passo a passo ao se construir um bom Dashboard
Agora que você entende mais detalhadamente o que é um Dashboard, separamos algumas dicas que você pode seguir para montar um excelente painel de informações.
Tenha o objetivo em mente
Antes de tudo, você precisa ter as principais e fundamentais perguntas que serão respondidas com o seu Dashboard, ou seja, definir qual é o objetivo e como está ligado a gestão da sua empresa. Assim, busque definir com antecedência quais serão os dados e indicadores que passarão essas informações centrais.
Escolha o tipo certo de Dashboard para cada uma das demandas
Como você já sabe, existem diferentes tipos de Dashboard, um dos pontos principais é definir o tipo correto e escolher a melhor opção para alcançar o seu objetivo e atender suas demandas. Além disso, você também precisa definir com antecedência a escala hierárquica em que o painel será necessário.
Isso é importante pois não são somente os gestores e administração que precisam desses dados, profissionais de TI e outros colaboradores podem ser beneficiados com essa ferramenta, melhorando cada vez mais seus trabalhos. Em cada uma das modalidades, você também pode criar um Dashboard personalizado.
Crie um espaço para o Dashboard
O próximo passo é escolher o melhor software ou espaço para criar o seu Dashboard, uma opção bem comum é o criar dashboards Excel, que oferece algumas ferramentas úteis de gráficos que você pode usar como rascunho. Embora essa opção não seja muito prática para o projeto final, pois é bastante complicado e avançado utilizar a ferramenta de atualização em tempo real, é um bom começo para rascunhar tudo.
Uma outra preocupação que você precisa ter é o engajamento de toda a sua equipe, que precisa participar até mesmo das fases iniciais de concepção do projeto. Peça opiniões e os envolvem até mesmo na parte do esboço.
Crie o layout após a validação
O próximo passo será finalmente desenvolver o layout do seu Dashboard, contudo, por mais que não pareça, é uma das etapas que mais precisará de apuração. Nesse momento, pense no tempo que os colaboradores precisam olhar para o painel, procure desenvolver o painel com um design mais sofisticado e leve, focando bastante na concepção gráfica. Nessa hora, caso você não tenha familiaridade, indicamos a contratação de um profissional da área ou uma empresa especializada no desenvolvimento deste documento.
Escolha o melhor software para criar o projeto
O mercado conta com diversos softwares que podem ser utilizados para o desenvolvimento do Dashboard, uma focada exatamente para isso é o OpMon Dashboards. Assim, você precisa ir atrás da melhor ferramenta e que será o suficiente para suprir todas as suas necessidades na hora de criar os seus painéis. Outras ferramentas de design gráfico podem ser ótimas escolhas.
Disponibilize o Dashboard na empresa
Não pense que o trabalho acabou depois de finalizar o Dashboard, existe mais um passo fundamental. Sempre procure disponibilizar o painel por toda a empresa, você pode deixar o acesso somente para os gestores e administradores para tomar decisões de forma mais fácil, ou para todos os colaboradores. É possível espalhar por telões ou computadores da empresa, ou utilizar caminhos mais rudimentares e imprimir para colar em murais em todos os setores.
Também agende uma reunião com todos os funcionários para que você possa apresentar o painel e todos os dados relevantes em uma única tela. Assim, você pode explicar a importância dessa ferramenta para o funcionamento da empresa e como o engajamento e ajuda dos colaboradores é algo essencial.
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