Você sabe o que, para que serve e como fazer a sua matriz GUT? Qualquer negócio precisa lidar com problemas frequentemente, sendo parte da rotina de qualquer profissional, assim, é importante saber as melhores formas de resolver e evitar esses problemas.
Os setores de controladoria e planejamento são ainda mais afetados por problemas, já que qualquer mínimo contratempo pode causar um grande buraco no orçamento planejado. Apesar de tudo, não temos como evitar esses problemas na rotina, o que podemos fazer é o máximo possível para diminuir a frequência com que eles surgem e utilizar todas as ferramentas possíveis para saber quais pontos são prioridades para serem resolvidos.
Uma dessas ferramentas de solução de problemas é a matriz GUT, que também pode ser conhecida como matriz de priorização. Neste post, vamos falar sobre o que é a matriz GUT e os principais pontos que você deve saber a respeito.
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O que é matriz GUT?
Para quem não conhece, a matriz GUT é uma ferramenta que tem como foco o auxílio na priorização de resolução de problemas, daí vem o seu outro nome “Matriz de Prioridades”. Muito utilizada para facilitar a tomada de decisões complexas, a Matriz GUT ajuda na análise de vários problemas, podendo assim classificar cada um levando em conta a gravidade, urgência e tendência.
Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, dois especialistas em resoluções de questões organizacionais, foram os primeiros a propor a matriz GUT. Mas a matriz GUT possui outras utilidades, além da resolução de problemas, como desenvolvimento de projetos, situações estratégicas, tomadas de decisões e outras.
Não é de se estranhar vermos uma combinação da matriz GUT com a matriz SWOT, já que ele também é utilizado para definir a prioridade de resolução de problemas tanto externos como internos. Outras possíveis combinações para a matriz GUT é com o Diagrama de Pareto, Ciclo PDCA e com o Diagrama Ishikawa.
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Para que serve a matriz GUT?
Agora que você já conhece a matriz GUT, vamos explicar mais detalhadamente para que ela serve. Primeiro, você precisa saber o que significa a sigla GUT:
- Gravidade (G): A gravidade nada mais é do que o quanto este determinado problema irá afetar a empresa, suas tarefas e os colaboradores. Neste caso, a análise deverá levar em conta os efeitos que esse problema irá causar a longo e médio prazo.
- Urgência (U): Este é o tempo, o prazo que você possui para encontrar uma solução para este problema. Quanto menos tempo você precisar, mais urgente será o problema que você precisa resolver. Tenha como base o questionamento: Esse problema pode esperar?
- Tendência (T): Este é o potencial e a probabilidade do problema crescer mais ainda com o tempo que você demora para resolver, ou seja, você irá fazer uma previsão do quão grave esse problema pode se tornar, definindo assim a urgência de solucioná-lo.
A matriz GUT também costuma ser usada, especialmente, nos planos de ação, definindo as prioridades de acordo com a gravidade, urgência e tendência. Isso pois, em um plano estratégico, é preciso definir as ações levando em conta os objetivos táticos e as metas que precisam ser alcançadas. Assim, o método GUT é utilizado justamente para definir essas ações e as metas.
Ou seja, falando de forma mais direta, a matriz GUT também ajuda para que o planejamento estratégico saia do papel e seja aplicado na prática. Assim, a Matriz de Prioridades possui algumas vantagens, são elas:
- As tomadas de decisões são feitas mais facilmente;
- Os problemas mais sérios são reduzidos e até eliminados;
- Qualquer área e qualquer empresa pode utilizar a matriz GUT;
- Ela é facilmente aplicada na empresa;
- Desperdícios são evitados, já que a matriz GUT mostra quais problemas necessitam de mais recursos;
- Auxílio no planejamento estratégico e na resolução de problemas.
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Como funciona a matriz GUT?
Todos os fatores que citamos da matriz GUT, ou seja, gravidade, urgência e tendência, são pontuados de 1 a 5 para avaliação, confira a seguir.
Gravidade
- Sem gravidade nenhuma
- É um pouco grave
- É considerado grave
- É muito grave
- É extremamente grave e precisa ser resolvido
Urgência
- Não tem pressa e pode esperar
- Possui um pouco de urgência
- Urgente e precisa ser resolvido a curto prazo
- É muito urgente
- É extremamente urgente e precisa ser resolvido imediatamente
Tendência
- Não terá mudanças
- Vai piorar a longo prazo
- Vai piorar a médio prazo
- Vai piorar a curto prazo
- Vai piorar imediatamente
Com base nessas pontuações da matriz GUT, você irá determinar quais ações precisam ser tomadas para a solução deste determinado problema. Para chegar a um resultado, é preciso fazer o cálculo de multiplicação dos três fatores, que é: G x U x T. Assim, a menor pontuação possível na matriz GUT é 1, já a maior possível é 125. O problema que tiver resultado mais alto, é o que você deverá resolver com mais urgência.
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Como montar uma matriz GUT?
Agora que você já está mais por dentro da matriz GUT, pode começar a montar a sua seguindo apenas alguns passos. Para te ajudar, listamos esses passos que você deve seguir para lidar melhor com seus problemas.
Listagem dos problemas
Ao montar a sua matriz GUT, a primeira coisa que precisa ser feita é a listagem dos problemas que precisam ser resolvidos, elencando por área, projeto, atividade e etc. A nossa dica, na hora de selecionar esses problemas, é usar a matriz SWOT, que pode ser bastante útil.
Definição da gravidade, urgência e tendência
Após listar os problemas, você irá definir a pontuação de cada um com a matriz GUT, onde as situações mais urgentes recebem a nota 5, já as que possuem menos urgência, são avaliadas como 1. O quadro da matriz GUT que separamos acima pode te ajudar na hora de definir a urgência de solução para cada um dos seus problemas.
Classificação dos problemas e cálculos G x U x T
Após dar as notas de gravidade, urgência e tendência aos problemas, você irá fazer o cálculo G x U x T para saber quais problemas precisam ser solucionados primeiro. O que for pontuado com a nota mais alta na multiplicação, será o que você precisa resolver primeiro.
Elaboração dos planos de ação
Depois de usar a matriz GUT e descobrir os problemas com maiores urgência, é hora de agir para resolver cada um. Para dar continuidade, elabore um plano de ação que você irá seguir para a solução do problema. Normalmente, esses planos são feitos em uma tabela de planilhas, elas contém informações como ações de gestão, objetivos e os responsáveis por cada um, com prazo de finalização e tudo. Veja como fazer na imagem que separamos acima de uma planilha que você pode usar para ajudar sua empresa.
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