Você tem o costume de realizar manutenção de computadores na sua empresa? Essas máquinas são essenciais para o funcionamento da grande maioria dos negócios, servindo de suporte para as operações de uma companhia.
Com a tecnologia está em uma constante evolução, e também leva em conta as condições de um ambiente de trabalho, a manutenção de computadores se torna uma necessidade.
A falta de acompanhamento de suas máquinas pode acabar resultando em diversos problemas para você, seus colaboradores e a empresa de forma geral.
Assim, separamos os principais aspectos que envolvem uma manutenção de computadores bem feita, além de explicarmos o porquê você deve se preocupar com isso.
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Por que é importante realizar a manutenção de notebook e computadores?
É bastante comum encontrar pessoas que acreditem que a manutenção de computadores se resume à intervenção nos softwares gerais e sistemas operacionais, evitando assim que a máquina apresente lentidão. Mas não é bem assim que funciona. A tarefa de evitar que a máquina fique lenta é somente um dos vários pontos importantes recorrentes da manutenção.
De forma bem feita, a manutenção de computadores requer uma análise mais profunda do que você pode imaginar. Será preciso incluir backups, limpeza de peças de hardware, atualização dos sistemas utilizados, avaliação da estrutura externa e interna do PC, verificação de testes e vários outros tópicos.
Quais dificuldades uma empresa pode enfrentar?
Essas verificações nas máquinas acabam garantindo que a empresa não passe por diversos problemas.
Caso a manutenção não seja feita, algumas dificuldades principais que ela pode enfrentar são:
- Perda precoce de máquinas;
- Despesas não planejadas;
- Perda de dados e outros.
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Quais as principais vantagens de adotar um plano de manutenção preventiva?
Além de evitar esses problemas, a manutenção de computadores também pode trazer uma grande lista de benefícios:
- Disponibilidade e estabilidade nos serviços: o funcionamento constante do sistema das suas máquinas é essencial, já que sempre que você precisar solucionar algum problema desligando o computador, você perderá produtividade e a manutenção evita essa perca de tempo. E como sabemos, tempo é dinheiro;
- Desempenho aprimorado: a performance dos computadores que passam por manutenção também melhora ou mantém uma boa performance. Isso acaba aumentando a produtividade de todos os envolvidos;
- Redução de custos: com a manutenção, você não terá a necessidade de trocar as máquinas com tanta frequência, e elas podem durar por muito mais tempo e manter o nível de produtividade, além de poupar bastante dinheiro para a empresa;
- Segurança aos dados: vírus, queima de HDs e invasões de hackers são algumas das ameaças que podem prejudicar o registro de negócios e outras informações da empresa. Ao realizar a manutenção, você também mantém o seu sistema atualizado com um database seguro, garantindo assim que seus dados não sejam comprometidos.
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A criação de um cronograma de manutenção
Quando você for realizar a manutenção de computadores, você precisa ter um cronograma em mãos, já que este é um dos pontos mais importantes.
Ele determinará as datas de cada intervenção e a frequência com que a manutenção será necessária.
Outras etapas também compõem o processo de manutenção. São elas:
Escolha a plataforma de gerenciamento e a metodologia
Antes de começar o seu planejamento de manutenção, será preciso escolher a metodologia que será usada, servindo para gerenciar o fluxo das atividades.
Normalmente, as equipes de TI costumam escolher o caminho da metodologia Kanban. Esta é uma metodologia que irá proporcionar um controle visual que é completamente baseado em cartões em um quadro.
Inicialmente, a metodologia Kanban era literalmente um board físico, onde se organizava tudo. Porém, esses mesmos princípios podem ser adaptados e utilizados nas planilhas eletrônicas, softwares e outras aplicações específicas, como o Centered Maintenance Management System (CMMS).
Para manter tudo muito bem organizado e gerenciado, é sugerido o uso de plataformas colaborativas, já que elas contribuem para o compartilhamento de informações e o surgimento de uma equipe muito mais eficiente.
Levantamento de dados
Procure manter um registro de todos os computadores utilizados na empresa, detalhando suas especificações. Ou seja, anote informações como modelo, fabricante, sistema operacional, softwares instalados, data de compra, a função na empresa e o departamento que o utiliza.
Organização do fluxo
Caso você realmente utilize a metodologia Kanban, então uma ferramenta bastante útil que você pode usar para organização é o Trello. Nesta ferramenta, uma forma de organização para seus registros que você pode usar é:
- Crie cartões diferentes para cada uma das máquinas da empresa;
- Escolha alguns profissionais e delegue um conjunto de cartões para cada um administrar;
- Em cada cartão, você pode criar checklists de tarefas de manutenção, garantindo a segurança de cada máquina;
- Determine o fluxo de tudo com a criação de colunas. Normalmente, o Kanban utiliza 3 etapas: fazer, fazendo e feito. Mas isso não é algo fixo e você poderá sempre ir atualizando as etapas de acordo com as necessidades da equipe e da empresa.
Serviços realizados
Determine os tipos de serviços que serão feitos em cada um dos computadores da empresa. Lembre-se: é indicado que seja feita uma manutenção de computadores no hardware e no software.
Quando falamos de software, é preciso fazer:
- Limpeza de arquivos temporários;
- Desinstalação de softwares não utilizados;
- Atualização de antivírus, softwares e sistema operacional.
Agora, levando em conta os hardwares, é preciso fazer:
- Remoção de excesso de poeira;
- Limpeza dos coolers e verificação da rotação;
- Encaixe e organização dos cabos internos;
- Troca da pasta térmica/thermal pad do processador/GPU, caso seja necessário.
Mão de obra e recursos materiais
Sempre defina os funcionários que farão os serviços, anotando sempre o nome, função e o cargo.
Também deixe registrado todos os materiais que serão usados na tarefas, sempre prevendo quais são necessários e quais serão disponibilizados.
Cronograma
O tempo será um dos aspectos mais importantes na manutenção de computadores, se manifestando no cronograma de duas formas diferentes: em relação a periodicidade e para execução de tarefas.
Para saber quando a manutenção preventiva será necessária, irá depender bastante do ambiente onde o computador está, como ele é utilizado e a região da empresa.
Tenha como exemplo os seguintes casos:
- O desgaste por oxidação pode ser considerado se o computador estiver em ambientes mais úmidos;
- A manutenção com periodicidade de seis meses a um ano é recomendada para computadores que estão em um ambiente normal de escritório;
- Em casos mais extremos, como localização de computadores em cozinha de restaurante, é indicado uma manutenção de três em três meses, ou até menos. Isso porque haverá bastante chance de gordura contaminar as partes móveis da máquina, como os coolers.
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Quais os maiores cuidados na hora da manutenção de computadores?
A manutenção de computadores pode acabar prejudicando a máquina caso tenha algum erro no gerenciamento de serviços de TI.
Assim, o processo que deveria solucionar problemas e poupar dinheiro, poderá causar mais problemas e custar mais.
Para evitar esse tipo de situação quando for cuidar de seu computador, é preciso:
- Ter todas as ferramentas necessárias e adequadas para montar e desmontar o computador. Ou seja, chaves corretas para os parafusos e um kit spudger, que serve para os encaixes de plástico do equipamento;
- Tenha sempre uma pulseira antiestática na hora de manusear todos os componentes eletrônicos do computador.
Além disso, tenha em mente que as manutenções preventivas irão apenas diminuir as chances de problemas, mas não garantem que nada irá ocorrer na sua máquina. Assim, ainda poderá ocorrer falhas no hardware, por exemplo.
Por isso, é sempre indicado que você crie backups de todos seus arquivos, sejam em HDs externos, pen drives ou na nuvem.
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Qual a relação entre a manutenção de computadores e a desaceleração da produtividade?
A produtividade de seus funcionários e da empresa estará sempre relacionada à manutenção de computadores.
Isso porque a lentidão nas máquinas e as falhas nos sistemas menos importantes podem acabar dificultando o trabalho de seus colaboradores e causar atrasos nas operações.
Como consequência, o seu negócio pode ser prejudicado na questão de imagem e qualidade do serviço das empresas. A manutenção do suporte técnico garante o funcionamento da empresa sempre em alta performance, solucionando problemas antes que eles possam causar danos irreparáveis.
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