Ter um local de trabalho organizado é essencial para ter produtividade e qualidade de serviço. O housekeeping pode te ajudar com isso, já que o programa japonês é criado totalmente para a otimização do seu local de trabalho.
Embora o conceito possa parecer simples e de fácil implementação, ele pode fazer total diferença no seu dia-a-dia de esforço.
O que é housekeeping?
O housekeeping, ou traduzindo livremente “cuidando de casa”, pode ser justamente o que você precisa para otimizar o seu local de trabalho e melhorar o seu rendimento e qualidade de vida.
Esse programa que você pode aplicar seja trabalhando em home office ou de forma presencial, também é conhecido como 5S, devido às palavras bases e técnicas em japonês que guiam o programa e começam com a letra S.
O conceito foi criado no Japão e propõe a limpeza, organização, arrumação, padronização e disciplina no local de trabalho. O programa começou sendo implementado em casas domiciliares, mas com o tempo foi adaptado para também ser aplicado nas empresas e negócios.
O “cuidando de casa” acabou desenvolvendo o espírito de equipe nos funcionários, reduzindo custos, prevenindo acidentes e diminuindo o desperdício de mão de obra.
Já que essa é uma filosofia que pode ajudar bastante no seu dia-a-dia no trabalho, separamos o significado de cada um dos 5S e seus benefícios. Veja abaixo:
Saiba Mais: Carteira Digital de Trabalho: o que é e 2 formas de acessar
O significado dos 5S
Agora, vamos explicar o que cada um dos 5S significam neste programa que pode te auxiliar durante os processos de produção e trabalho:
1. Seiri (Senso de Utilização)
É importante deixar no espaço de trabalho somente aquilo que é útil, além de sempre organizar todos os recursos e materiais disponíveis para que você possa efetuar as suas tarefas. Procure organizar por uso, ou seja, deixe os materiais que você mais utiliza o mais próximo possível e os que você menos utiliza podem ficar mais distantes.
Com isso, você irá liberar espaço para ficar à vontade enquanto trabalha e vai racionalizar o uso dos materiais, evitando desperdício. A longo prazo, isso vai deixar sua empresa ou negócio com uma condição de eficiência máxima.
2. Seiton (Senso de Arrumação)
Deixar o local de trabalho sempre arrumado, sem objetos jogados ou guardados em lugares inadequados faz você economizar bastante tempo e energia que você gastaria tentando encontrar determinada coisa. É essencial ter um sistema de comunicação visual eficiente e rápido acesso a todos os materiais necessários.
O seiton pode te ajudar a manter a organização de documentos e estoque da sua empresa, por exemplo, diminuindo também o risco de acidentes. Um dos conceitos da filosofia é de que a falta de tempo não deve ser uma justificativa para a desordem.
3. Seiso (Senso de Limpeza)
Não adianta você eliminar as coisas inúteis e definir um sistema de organização se não pretende manter também a higienização dos materiais e do local de trabalho. Os recursos que você possui à sua disposição precisam sempre estar limpos.
A limpeza aumenta a sua disposição para trabalhar, além de melhorar a imagem do seu negócio e empresa e deixar os produtos apresentáveis. Além do mais, um ambiente limpo também colabora para a sua saúde e de seus funcionários, evitando doenças, alergias e infecções. Ou seja, além do fator psicológico, a limpeza também é essencial para o fator físico.
4. Seiketsu (Senso de Normalização)
As etapas citadas acima não podem ser feitas uma vez ou outra. É preciso ter uma normalização e rotina para sempre manter a limpeza, organização e utilidade do local de trabalho e dos materiais. Esses conceitos não podem ser algo abstrato no ambiente. Então se você planeja implementar o housekeeping, é preciso ter práticas rotineiras e uma melhoria contínua.
No começo, pode ser necessário se forçar a realizar cada uma das práticas citadas. Mas com o tempo isso vai se tornando natural e a manutenção de seu ambiente de trabalho será tratada como rotina e feita de forma quase imperceptível. Isso vai gerar a otimização da sua empresa e resultados cada vez melhores.
5. Shitsuke (Senso de Disciplina)
O shitsuke é o conceito mais subjetivo e abrangente, já que depende também da individualidade de cada uma das pessoas envolvidas no negócio e na empresa. Esse programa não deve ser implementado apenas como um hábito ou atividade, ele deve ser incorporado e assimilado por cada funcionário das mais altas até as mais baixas patentes.
Embora possa parecer simples implementar cada um dos conceitos citados acima, as mudanças e o sucesso de cada um vai depender bastante das atitudes de todos os envolvidos.
Pode ser difícil quebrar alguns costumes para aplicar o programa. Contudo, se cada um se esforçar para o sucesso do programa, os resultados podem ser benéficos e a mudança pode significar o melhor para todos.
Os benefícios do housekeeping
A implementação dessa filosofia de vida pode causar uma revolução dentro da sua empresa. Confira o que pode melhorar com o programa:
Maior qualidade de serviço
O programa mostra grandes resultados quando até mesmo grandes empresas como McDonalds utilizam o housekeeping para otimizar seu local de trabalho. Os serviços de atendimento, produção da comida e entrega da empresa foram todos baseados no sistema 5S.
Então se funciona para a gigante do mercado, por quê não fazer uma tentativa de implementação mesmo se o seu negócio for pequeno?
Previne acidentes
O 5S e a Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) são praticamente um só, onde um auxilia o outro para melhorar a segurança no local de trabalho através do housekeeping. A segurança vem através da organização e da limpeza do ambiente, dois dos conceitos mais importantes do 5S.
Com isso, máquinas são bem utilizadas e possuem uma manutenção correta, objetos ficam sempre em seu lugar, evitando acidentes e situações imprevisíveis, o chão está sempre limpo para evitar escorregões e machucados, além de diversos outros acidentes.
Otimização do tempo
O housekeeping pode servir perfeitamente para as empresas do setor industrial. Por exemplo: se o intervalo de tempo das linhas de montagem não forem conferidos de forma rigorosa e regular, essa falha pode gerar atrasos na produção e entrega dos produtos.
Caso uma única máquina apresente defeito ou pare por algum motivo, todo o processo é prejudicado, já que todas as outras máquinas em sequência também vão parar.
Com um ambiente mais organizado, limpo e funcional, esses problemas podem ser evitados e as metas diárias terão uma maior garantia de serem alcançadas. Isso também faz com que todos os funcionários exerçam suas funções com perfeição e as máquinas continuem trabalhando.
Maior previsão
A incerteza é um dos maiores inimigos de uma empresa, independente de seu ramo de atuação. Contudo, a incerteza também é um resultado da falta de organização, que gera desordem e obstáculos para o sucesso da mesma.
As condições de organização e higiene mínimas são essenciais para manter tudo no cronograma e seguir a previsão de entrega, produção e realização de serviços.
Sem isso, não tem como calcular o que vai ou não acontecer na sua empresa e negócio.
Maior produtividade
Diversos estudos científicos comprovam que a organização e cuidado com o local de trabalho melhoram e aumentam consideravelmente a produtividade de seus funcionários. Isso porque o local acaba aumentando a estima do funcionário e gera um sentimento de pertencimento àquele local.
Então, a implementação do 5S não serve apenas para buscar o melhor para a aparência da sua empresa, mas também o melhor para a produção e o melhor para os seus funcionários. Com o 5S, você pode montar cronogramas de atividades e entregas, gestão de equipe, feedbacks e muito mais.
Saiba Mais: Redes sociais no trabalho: 11 etiquetas básicas para usar
