Várias organizações ou empresas precisam trocar informações com o público externo. Para isso, existe um tipo de rede focado justamente nisso, a Extranet. Todas as informações que uma empresa possui, sejam elas internas ou externas são extremamente confidenciais e valiosas.
Porém, é inevitável que parceiros de negócios e colaboradores precisem acessar essas informações, mesmo que eles não estejam na empresa, fisicamente falando. As empresas e organizações precisam de uma forma segura para fazer esse envio ou liberar o acesso de dados, e é nesse ponto que a Extranet entra e exerce a sua função.
Mas afinal de contas, o que é a Extranet e como ela funciona? Neste post, você irá entender os principais pontos referentes à extranet e saber mais sobre seu funcionamento. Para facilitar o seu entendimento, também separamos as principais vantagens e desvantagens que a rede proporciona para os que a utilizam.
O que é Extranet?
Utilizando a internet, a Extranet é uma rede de computadores utilizada por instituições, organizações e empresas para manter a relação e para que as trocas de informações sejam feitas de forma segura e controlada com o público externo, como parceiros, colaboradores, fornecedores, clientes e patrocinadores.
A Extranet é mais utilizada no mundo empresarial, mas não é de se estranhar que ambientes e instituições educacionais também façam uso dessa rede. Mais comum para quem trabalha com educação a distância (EAD) ou com um modelo híbrido de ensino, que utiliza a educação online e presencial. A Extranet acaba criando o ambiente virtual de aprendizagem que disponibiliza as atividades, trabalho, aulas interativas, gravadas e ao vivo.
Ela acaba se destacando por ser bastante segura como um sistema fundamental para compartilhamento de informações. Nesse tipo de sistema, todos os acessos ficam registrados. Assim, é possível saber quem acessou a Extranet, quando e em que local, tudo isso utilizando o endereço de IP daquele usuário.
Uma Extranet pode ser criada do zero, o que facilita bastante, já que as especificações e necessidades das empresas podem ser levadas em conta na hora da criação. Para isso, é necessário uma equipe de TI que faça o desenvolvimento dessa rede, além de também fazer a implementação completa e realizar a manutenção periódica do sistema.
Você também pode encontrar online algumas extranets semi-prontas, onde você só precisa adaptar para suas necessidades e realizar algumas poucas alterações ou complementar com alguns pontos. Se você procura criar essa rede para um média ou pequena empresa, as extranets semi-prontas podem ser uma ótima opção.
Para que serve à Extranet?
Como dito antes, a Extranet é bastante utilizada para que haja um compartilhamento e envio de dados e informações de uma empresa de forma completamente segura. Mas é somente isso? Uma Extranet também facilita bastante a comunicação entre os parceiros de uma empresa, organização ou negócio com a mesma.
Isso acontece pois o sistema acaba criando uma rede de informações que tem como um dos principais objetivos fortalecer e aprimorar a comunicação entre ambas as partes, melhorando assim o relacionamento comercial.
O principal uso é nos setores empresariais, mais especificamente nas áreas de compras, distribuição, fabricação, vendas e outras. A Extranet permite um melhor gerenciamento de calendários, documentos, tarefas, diretórios de contratos e vários outros.
A Extranet também gera um ambiente online colaborativo em que todos os autorizados podem acessar para conferir documentação, números, informações e dados atualizados. Com isso, será possível acompanhar mais de perto o que acontece na empresa e verificar a evolução da mesma.
Dessa forma, a Extranet pode ser acessada de forma presencial ou remota, seja por parceiros, clientes ou equipe, desde que esses tenham autorização para isso. Qualquer aparelho com acesso a internet pode ser usado, como computador, smartphone, tablet e etc.
Qual a diferença entre Extranet e Intranet?
Não é de se estranhar quando vemos alguém confundindo Extranet com Intranet, já que ambas são bastante semelhantes em seu modelo de construção. Quando falamos de Intranet, estamos falando de um sistema de comunicação interno de empresas. O objetivo é a troca de informações entre o público interno e os colaboradores de forma geral da empresa.
Assim, na Intranet, os computadores estão todos situados em um mesmo espaço físico, no ambiente interno da empresa. Além disso, esses computadores não precisam necessariamente de internet para serem acessados. Basicamente, as empresas costumam utilizar essa rede para enviar comunicados gerais e facilitar a comunicação entre os diversos setores, especialmente de organização.
Mas quando falamos da Extranet, temos uma rede de computadores que só pode ser acessada via internet, com os usuários precisando de um login e senha de acesso. Além disso, o foco desse sistema é manter uma relação com os públicos externos, colaboradores, patrocinadores, fornecedores e parceiros.
Com a Extranet, há uma maior viabilização de pedidos e a realização de pagamentos de forma mais rápida e simples, além de melhorar outras atividades do dia-a-dia. A Extranet acaba beneficiando ambas as partes envolvidas.
Assim, de forma resumida, podemos dizer que a Extranet faz a comunicação com o público externo da empresa, já a Intranet faz a comunicação com o público interno.
Principais vantagens e desvantagens da Extranet
Assim como tudo, a Extranet também possui seus lados positivos e negativos, suas vantagens e desvantagens. Entre os principais pontos positivos, podemos citar o fato dela permitir a centralização de informações e possibilita uma comunicação mais direta, mas não é somente isso. Confira outras vantagens:
- Versatilidade: Se você possui arquivos grandes para compartilhar, não precisa se preocupar, pois a Extranet permite isso em sua rede com grande facilidade através do e-mail ou outros caminhos;
- Segurança: Com esse sistema, é possível limitar o nível de interatividade e acesso que cada um dos usuários terá na rede. Assim, você poderá determinar as funções exercidas, demandas e outras coisas. Com isso, o compartilhamento de informações e dados confidenciais é mais seguro, além de melhorar e simplificar o fluxo de informações;
- Redução de custos: A Extranet também é um ótimo investimento se você quer reduzir custos na sua organização, já que ela permite o armazenamento de todos os seus dados na web. Assim, especialmente para pequenas e médias empresas, acaba sendo uma ótima escolha por não precisar ter gastos com implementação e armazenamento;
- Trabalho remoto se torna uma possibilidade: Com a Extranet, você poderá implementar o VPN (Redes Virtuais Privadas), permitindo assim que os colaboradores possam trabalhar de forma remota em suas casas. Assim, utilizando uma senha e login, ele poderá acessar a rede de qualquer lugar, mantendo e até aumentando a produtividade das empresas mesmo em trabalho a distância;
- Dados podem ser acessados em tempo real: Acessar os dados em tempo real pode ser uma das melhores funcionalidades para uma empresa e a Extranet possibilita isso para os seus usuários. Isso pode ser bastante útil nas reuniões remotas, por exemplo, onde todos precisam conferir os mesmos documentos.
Os principais pontos negativos da Extranet estão mais ligados a sua implementação, que estão mais relacionados com os seguintes pontos:
- O acesso a rede pode sofrer com baixa velocidade;
- O suporte técnico também costuma enfrentar muitas dificuldades;
- O sistema pode ser um pouco complicado. Assim, o treinamento de uso é necessário;
- A interface da Extranet costuma ser um pouco confusa e pouco amigável;
- A cultura organizacional da empresa pode ser difícil de ser inserida na Extranet;
- Os administradores da rede precisam liberar o acesso dos usuários, o que causa problema de autorização.
